マンション管理員の仕事内容と勤務形態・代行の仕組み

マンション管理員とは？管理会社から派遣される「現場の窓口」

マンション管理員は、エントランス脇の管理事務室にいて、届出の受付や共用部分の見回り、業者の立会いを担う人です。「管理人さん」と呼ばれることも多いのですが、国土交通省の「マンション標準管理委託契約書」では「管理員」という言葉が使われているため、この記事でも管理員と書きます。

押さえておきたいのは、マンションの管理員の多くが管理組合の職員ではなく、管理組合から管理業務を受託した管理会社の側の人だという点です。管理組合が管理会社と管理委託契約を結び、その中の「管理員業務」として管理員が派遣されます。給与は管理会社が払いますが、その原資は管理組合が払う管理委託費、つまり区分所有者が毎月納める管理費です。標準管理規約（令和7年改正）第27条も、管理費を充てる経費の最初に「管理員人件費」を挙げています。

管理員・管理会社の担当者・資格者の違い

管理会社には、現場にいる管理員のほかに、理事会や総会の運営を支える担当者がいます。さらに法律上の資格者として管理業務主任者やマンション管理士がいて、役割がそれぞれ違います。

マンション管理員

管理委託契約の「管理員業務」を現場で行う人。受付、点検、立会い、報告連絡が中心で、特別な国家資格は求められていません。

管理会社の担当者

理事会・総会の資料づくりや会計報告、工事の取次ぎなど「事務管理業務」を受け持つ社員。複数のマンションを掛け持ちするのが一般的です。

管理業務主任者

マンション管理適正化法に基づく国家資格者。管理委託契約の重要事項説明や、年1回の管理事務報告を行います（適正化法第72条・第77条）。

マンション管理士

同じく国家資格者ですが、管理会社側ではなく、管理組合から相談を受けて助言する立場です。

管理員の働きは満足度を左右する

国土交通省「令和5年度マンション総合調査」では、管理全般に満足していると答えた区分所有者に理由を聞いたところ、「マンション管理業者が良いので」が69.9％、「管理員が良いので」が49.0％でした。毎日顔を合わせる管理員の対応は、住み心地の評価に直結しやすいことがうかがえます。

管理員業務は4つ：受付・点検・立会い・報告連絡

管理員業務の中身は、標準管理委託契約書の別表第2「管理員業務」に整理されています。実際の契約書もこの別表に沿って書かれていることが多く、自分のマンションの契約書と見比べると、管理員に何を任せているかがはっきりします。

「立会い」は作業中ずっと見張ることではない

誤解が多いのが立会業務です。標準管理委託契約書のコメントは、立会いとは終業や業務の完了確認などを行うことで、外注業者の作業中に常に立ち会うことを意味しないと説明しています。工事の完了確認も、設計図書どおりに施工されたかを検査するものではなく、外観目視などで完了を確かめたり、業者から終了報告を受けたりすることを指します。

つまり、大規模修繕工事の品質を管理員に確認してもらうことはできません。施工の品質は、工事監理者や管理組合側の専門家がチェックする領域です。詳しくは工事の品質を守るための記事で整理しています。

立会いの対象外になる業者もある

コメントでは、立会いの対象になる「外注業者」は管理事務の実施に関わる業者で、専有部分のリフォーム工事などの業者は含まれないとされています。住戸の内装工事の業者に鍵を渡しておいてほしい、作業を見ておいてほしいといった依頼は、管理員業務の範囲外です。

マンション管理員に頼めないこと、別契約になること

管理員に頼みごとをして断られ、「冷たい」と感じた経験がある人もいるかもしれません。多くの場合、それは管理員個人の判断ではなく、契約で決まった範囲の外だからです。範囲外になりやすいものを先に知っておくと、行き違いが減ります。

• 専有部分の中のこと：標準管理委託契約書のコメントは、管理業者の管理対象は原則として敷地と共用部分等だとしています。室内の電球交換や家具の移動、住戸内設備の修理手配は、別の有料サービスでない限り対象外です。専有部分を対象にしたサービスを契約に入れる場合も、便益を受ける人が費用を負担する形にすることが求められています。
• 特定の住民だけを対象にした見守りなど：高齢の住民の安否確認のような業務も、原則は便益を受ける人の負担です。ただし、マンション全体の居住環境の維持向上や防災に役立つと認められる業務は、管理組合からの依頼で契約に含めることもできるとされています。
• 勤務時間外の対応：時間外の対応が想定されるなら、あらかじめ管理組合と協議し、必要に応じて契約に条件を明記することが望ましいとされています。
• 防火管理者の業務や警備業務：消防法の防火管理者が行う業務、警備業法の警備業務は管理事務に含まれず、別の契約にすることが望ましいとされています。
• 清掃：管理員が清掃を兼ねる場合は、その旨を別表第2に書くことになっています。書かれていなければ、清掃は清掃員（別表第3）の仕事です。

管理員に直接「指示」してよいのは誰か

標準管理委託契約書第8条は、管理事務に関する指示は、法令に基づく場合を除き、理事長などの管理者等か、管理組合が指定した役員が、管理会社が指定した者に対して行うと定めています。令和7年12月の改訂でコメントが加わり、カスタマーハラスメントを未然に防ぐための規定だと説明されています。

ただし、住民が管理員に情報を伝えたり、相談や要望を寄せたりすることまで妨げるものではありません。「ごみ置場の扉が壊れている」と伝えるのは問題ありませんが、「今日から毎朝ここを掃除して」といった業務の変更は、理事会を通して管理会社に依頼するのが筋です。

通勤・住込・巡回――管理員の勤務形態と勤務日

管理員の働き方は、マンションごとに契約で決まります。標準管理委託契約書の別表第2は、勤務形態として最も多い「管理員通勤方式」をひな型にしていて、住込方式や巡回方式などの場合は表を修正して使うよう、コメントで説明しています。

ひな型に書かれている勤務日・休日

別表第2のひな型では、勤務日・勤務時間を「週○日（○曜日…）、午前・午後○時○分〜○時○分（休憩時間○分を含む）」の形で書き込みます。休日は、日曜日・祝日と国が定める休日、夏期休暇○日、年末年始休暇、その他休暇○日（健康診断や研修で勤務できない場合を含む）という並びです。執務場所は管理事務室とされています。

あわせて、緊急事態が起きたときなどやむを得ない場合は、勤務日・勤務時間以外にも適宜執務すると定めています。ただしこれは「いつでも呼べる」という意味ではありません。夜間の漏水などは、管理会社の緊急対応窓口や、契約第9条の緊急時の業務で対応するのが基本です。

総会での勤務日の議論では、ごみ収集日との関係がよく問題になります。コメントでは、自治体の都合でごみの収集日や時間が変わった場合に、協議で勤務日を変更できる旨をあらかじめ決めておくことも考えられるとしています。

管理員のなり手は高齢化している

管理員の確保は年々難しくなっています。一般社団法人マンション管理業協会が会員社に行った「現場従業員の雇用の実態に関する調査」（平成30年3月公表、回答161社）では、通勤管理員（週30時間未満）について約6割の会員社が採用難と答えました。現場従業員の年齢構成は男女とも65〜69歳が最も多く、男性では60歳以上が9割を超えていました。

こうした事情から、管理会社から勤務日数の削減や委託費の増額を提案されることがあります。その場合の比較の仕方は管理委託契約の見方で詳しく扱っています。

管理員が休む日の「代行」は契約で決める

管理員が夏休みや病気で休む日、マンションはどうなるのか。ここが「代行」の論点です。管理会社によっては別の管理員を派遣する（いわゆる代行管理員）こともあれば、その日は不在として委託費を精算したり、別の勤務日に時間を振り替えたりすることもあります。どれが正しいというより、契約でどう決めてあるかが問題になります。

標準管理委託契約書のコメントは、管理会社に対して次のことを求めています。

• 夏期休暇・年末年始休暇の対象日、その他休暇の日数（健康診断や研修で勤務できない日を含む）を事前に書面で示す
• 休暇の際の対応（精算や他の勤務日での時間調整など）を、あらかじめ具体的に示す
• 忌引・病気・災害・事故などでやむを得ず勤務できない場合の対応を、管理組合と協議してあらかじめ決めておく

いずれも「望ましい」という書き方で義務ではありませんが、決めていないと、休みのたびに「代わりの人は来ないのか」「その分の費用はどうなるのか」という議論が起きます。

代行ルールを契約に入れる手順

1. 今の契約書を読む別表第2の勤務日・休日の欄と、休暇時の精算や振替について書かれた箇所を探します。書かれていなければ「未決定」です。
2. 過去1年の実績を出してもらう管理員が休んだ日数、そのうち代行が来た日数、精算の有無を管理会社に一覧にしてもらいます。
3. 選択肢と費用を比べる代行派遣、精算、振替のそれぞれについて、委託費がどう変わるかを管理会社に試算してもらいます。
4. 理事会で方針を決める住民が困る業務（ごみ出し日、受付の多い曜日）を基準に、代行が必要な日を絞り込みます。
5. 契約変更として総会に諮る委託費や業務内容が変わる場合は、管理規約に沿って総会の議案にします。

働き方改革との関係

コメントは、管理員業務や清掃業務の労働条件を見直す際に、時間外労働の上限規制や「年5日の年次有給休暇の確実な取得」の趣旨を管理会社が説明し、理解を促すことが望ましいとしています。休暇が増えること自体は法制度に沿った変化なので、休暇を減らす方向ではなく、休む日の対応をどう決めるかに議論を向けると建設的です。

マンション管理員への要望・不満は理事会経由で伝える

管理員の対応に不満があるとき、本人に直接強く言っても、状況はあまり良くなりません。管理員は管理会社の指揮のもとで働いていて、業務の範囲や優先順位を決めているのは契約と管理会社だからです。伝える順番を決めておくと、住民にとっても管理員にとっても負担が減ります。

住民から理事会へ、理事会から管理会社へ

住民からの要望は、意見箱や理事会宛ての書面、管理会社の窓口で受け付け、理事会で整理してから管理会社の担当者に伝えるのが基本です。標準管理規約のコメントでは、理事会が必要と認めて出席を求められる人の例として、マンション管理業者やマンション管理士と並んで管理員が挙げられています。現場の事情を管理員から直接聞きたいときは、理事会に同席してもらう方法もあります。

理事会で管理会社に聞いておきたいこと

• 「管理員の勤務日と勤務時間は、契約書の別表第2の記載どおりに運用されていますか。実績の記録を見せてもらえますか」
• 「管理員が休む日の対応は、契約上どうなっていますか。昨年度、代行が来なかった日は何日ありましたか」
• 「清掃を管理員が兼ねている場合、その範囲と頻度はどこに書かれていますか」
• 「管理員から会社への日報や報告は、どの頻度で理事会に共有してもらえますか」
• 「住民からの苦情や要望は、管理員が受けたあと、誰がどう記録していますか」

管理員の交代を求める場合も、窓口は管理会社です。人事は管理会社の判断になるため、「いつ・どんな場面で・何が問題だったか」を記録して伝えると、話が具体的になります。管理会社との日頃の関係づくりは管理会社との付き合い方、管理会社全体の業務範囲は管理会社は何をしてくれる？で扱っています。マンション管理の全体像から確かめたい場合はマンション管理の基本、管理組合の仕組みは管理組合とはもあわせて読んでください。

管理員業務を確かめるチェックリスト

チェックリストは、管理委託契約書と、管理会社から届く報告書を手元に置いて確かめると効率的です。「書かれていない」項目が見つかったら、それ自体が次の契約更新で協議する材料になります。管理員業務費は管理委託費の内訳の一つで、別紙の内訳表で他の業務と分けて確認できます。増額の提案を受けたときは、勤務時間を変えた場合の試算とあわせて比べると、判断がしやすくなります。

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