管理組合は何をしている？住民向けガイド

「入った覚えはない」けれど、あなたも組合員

「管理組合に入った覚えはないんだけど」。そう感じている人も、分譲マンションの部屋を持っていれば、すでに組合員です。区分所有法は、区分所有者は全員で建物や敷地の管理を行うための団体を構成すると定めていて、この団体が一般に管理組合と呼ばれます。国交省のマンション標準管理規約でも、組合員の資格は区分所有者になったときに取得し、区分所有者でなくなったときに失うとしています。入会の申込みも、退会の手続きもありません。

管理組合と理事会は、同じものではない

「管理組合の人」と言うと、理事長や理事の顔を思い浮かべがちです。けれど理事会は、総会で選ばれた役員が集まって、総会で決めたことを実行し、日常の判断をする機関にすぎません。予算や決算、規約の変更、大規模修繕の実施といった大事なことは、組合員全員で構成する総会で決めます。理事でない人も、総会の一員として意思決定に加わっている、というのが本来の姿です。

もう一つ混同されやすいのが管理会社です。管理会社は、管理組合と委託契約を結んで、会計や清掃、設備点検などを代行する外部の会社です。建物の持ち主でも、決定権を持つ立場でもありません。基本の仕組みは管理組合とは？の記事でも整理しています。

組合の動き方を決めているのは管理規約

管理組合が何をどう決めるかは、各マンションの管理規約に書かれています。令和5年度の調査では、管理規約がある管理組合は94.7%、これまでに規約を改正したことがある組合は91.0%でした。区分所有者の84.8%は自分のマンションの規約を認知しており、購入時に規約を読んだ人も79.3%います。一方、国がひな形として示す標準管理規約については「全く知らない」が30.1%でした。自分の規約が標準管理規約とどこが違うかまで知っておく必要はありませんが、手元にあるかどうかは確かめておきたいところです。

管理組合の仕事を、暮らしの目線で4つに分ける

管理組合の仕事は、標準管理規約の第32条に列挙されています。条文をそのまま読むと堅苦しいので、住民の暮らしに引き寄せて4つに分けてみます。

国交省「令和5年度マンション総合調査」によると、使用細則や協定を定めている管理組合は88.5%でした。種類としては駐車場が81.8%で最も多く、専有部分の使用・居住が81.1%、自転車置場・バイク置場が72.9%、専有部分の修繕等が71.4%、ペット飼育が70.5%と続きます。ふだん「マンションのルール」と感じているものの多くは、管理組合が総会で決めたものなのです。

防災も管理組合の大事な仕事です。同じ調査で、大規模災害への備えとして「消防設備等の点検を実施している」は69.5%、「定期的に防災訓練を実施している」は39.8%でした。建築士や弁護士、マンション管理士などの専門家を活用している管理組合も41.4%あり、組合がすべてを自前でこなしているわけではないことも分かります。

管理会社に任せていること、組合が決めること

管理組合の多くは、日常業務を管理会社に委託しています。令和5年度の同調査では、管理状況に満足している区分所有者は61.3%で、その理由の最多は「マンション管理業者が良いので」（69.9%）でした。管理に疑問を持ったときの相談先も、「マンション管理業者」が71.2%と、理事長（または理事）の45.4%を上回っています。住民にとって、いちばん身近な窓口が管理会社であることがうかがえます。

一方で、区分所有者のうち管理委託契約の内容を「よく知っている」「だいたい知っている」と答えた人は、合わせて29.8%にとどまりました。管理会社に何を任せていて、何を任せていないのかを知らないまま、「管理会社がやってくれるはず」と考えてしまうと、責任の所在があいまいになります。

管理会社の業務範囲の詳細は、管理会社に任せること、管理組合で決めることの記事で扱っています。

理事会の現場では、担い手の高齢化が進んでいる

理事会の開き方はマンションによってさまざまです。令和5年度の調査では、「月に1回程度」が35.7%で最も多く、「2か月に1回程度」が27.3%でした。理事は総会で組合員の中から選ばれ、会計担当や理事長は理事の互選で決めるのが標準管理規約の形です。

役員の担い手は、全国的な課題になっています。外部役員を検討する理由としては、区分所有者の高齢化（42.7%）と役員のなり手不足（42.3%）がほぼ並びました。管理組合運営の将来への不安でも、「区分所有者の高齢化」が57.6%で最多です。理事会が少人数で回っている、同じ人が何期も続けている、といった状況は、どこのマンションでも起こり得ます。

監事と名簿が、組合の土台を支える

理事会のほかに、会計や業務の執行をチェックする監事が置かれます。決算は監事の監査を経て総会に報告され、承認されるのが標準管理規約の流れです。また、組合員名簿を整備している管理組合は86.0%でした。名簿は総会の案内や緊急時の連絡に使われるため、所有者が変わったときや連絡先が変わったときの届出が欠かせません。

理事でない人の「小さな参加」が効く

理事を引き受けられなくても、理事会の負担を減らす関わり方はあります。アンケートに期限内に答える、総会の議決権行使書を必ず出す、共用部分の不具合に気づいたら連絡する。こうした一つひとつが、少人数で回している理事会には大きな助けになります。順番が回ってきたときの準備は、理事・修繕委員になったら知りたい役割の記事が参考になります。

生活音や駐輪場の困りごとは、どう伝える？

管理組合は、住民どうしの困りごとの窓口にもなります。令和5年度の調査で過去1年間に起きたトラブルを見ると、「居住者間の行為、マナーをめぐるもの」が60.5%と最も多く、内訳は生活音が43.6%、違法駐車が18.2%、ペット飼育が14.2%でした。建物の不具合（31.7%）や費用負担（24.2%）をめぐるものより多いのが実情です。

1. 規約と使用細則を確かめるそもそもルールで禁止されていることなのか、決まりがないことなのかで、相談の仕方が変わります。
2. 事実を記録する日時、場所、どんな状況だったかをメモしておきます。推測や相手の人柄に関する評価は書かないほうが、話が進みやすくなります。
3. 管理会社か理事会の窓口に伝えるできれば書面やメールなど、記録に残る形で。「状況・影響・希望」の3点に分けて書くと、共通の課題として扱ってもらいやすくなります。
4. 対応を待ち、結果を確認する注意文の掲示で済むこともあれば、理事会で細則の見直しを検討することもあります。

理事にならなくてもできる、6つの関わり方

管理組合への関わり方には段階があります。いきなり理事になる必要はなく、自分にできるところから始めれば十分です。

• 掲示板と配布物に目を通す（点検日、工事、総会の予定）
• 総会の案内が来たら、議案書の「今年だけの議案」を読む
• 議決権行使書か委任状を、期限内に必ず出す
• アンケートや意見募集に答える
• 共用部分の不具合や危険に気づいたら、窓口に伝える
• 修繕委員会や防災の担当など、期間限定の役割に手を挙げる

意見を出すときは、総会の場だけが機会ではありません。理事会の議事録やお知らせを読んで気になる点があれば、窓口を通じて理事会に意見を届けられます。「こうしてほしい」という要望に、理由と自分が協力できることを添えると、理事会も検討しやすくなります。反対に、掲示板への匿名の張り紙や、特定の役員への個人的な批判は、議論を前に進めることにはつながりにくいものです。

令和5年度の調査では、専門委員会を設けている管理組合のうち86.7%が大規模修繕や長期修繕計画に関する委員会でした。建築や設備、会計の仕事をしている人の知識は、こうした委員会で大いに役立ちます。総会への出席や議決権の使い方は総会・議決権の基本の記事で、毎月のお金の使われ方は管理費・修繕積立金の記事で詳しく説明しています。

自分のマンションの管理組合について確認したいこと

これらの多くは、管理規約、使用細則、直近の総会議案書と議事録、管理会社の案内でわかります。見つからないものは管理会社の窓口に尋ねれば案内してもらえるはずです。一度まとめておくと、困ったときに誰に何を伝えればよいかで迷わなくなります。

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