総会の進め方と準備

2026年4月から、総会のルールはここが変わった

2025年5月に成立した改正区分所有法（令和7年法律第47号）のうち、集会（総会）に関する規定は2026年4月1日に施行されました。法務省民事局の説明資料（令和8年4月）によると、ポイントは大きく3つです。

• 出席者の多数決建替えなど区分所有権の処分を伴う決議を除き、決議は「集会に出席した区分所有者」の多数決で行う。議決権行使書や委任状で議決権を行使した人も出席者に含む。規約変更などの特別決議には、区分所有者と議決権の各過半数の出席という定足数がある。
• 所在等不明区分所有者の除外必要な調査を尽くしても所在が分からない区分所有者を、裁判所の決定を得て全ての決議の母数から除外できる制度ができた。
• 招集通知すべての議案について、通知に会議の目的と「議案の要領」を示す必要がある。通知から会日までの期間は、規約で1週間より短くできない。

共用部分の変更は原則として出席者の4分の3ですが、設置・保存の瑕疵（外壁の剝落のおそれなど）の除去やバリアフリー化のために必要な場合は3分の2に引き下げられました。法務省の資料では、倒壊等のおそれのある立体駐車場を取り壊して平置きにする例、階段しかない5階建てにエレベーターを設置する例が挙げられています。

国土交通省は2025年10月に標準管理規約を改正し、こうした法改正に合わせた条文例を示しました。自分のマンションの規約が改正済みかどうかは、最初に確認しておきたい点です。

管理会社にはこう聞く

• 「うちの規約は、2025年10月の標準管理規約の改正を踏まえて見直し済みですか。未改正なら、改正法に抵触して効力を失う条文はどれですか」
• 「次の総会の各議案は、普通決議・特別決議・3分の2決議のどれに当たりますか」
• 「規約の改正を提案する場合、改正案と新旧対照表をいつまでに用意できますか」

議案ごとに「定足数」と「必要な賛成数」を先に計算する

当日になって「この議案は何票あれば可決なのか」で慌てないよう、議案書を確定する段階で計算しておきます。令和7年改正の標準管理規約47条は、次のように定めています。

書面、電磁的方法（規約で定めた場合）、代理人で議決権を行使した組合員は、出席した組合員の数と議決権の数に算入します（47条7項）。なお、普通決議の定足数は、改正前の標準管理規約の「半数以上」から「過半数」に見直されました。「過半数」は半数ちょうどを含まない点に注意が必要です。

議決権の割合は、1戸1議決権のほか、専有部分の床面積に応じて定めているマンションもあります。その場合は「人数」と「議決権数」を別々に数える必要があるため、管理会社に集計表の形式を事前に確認しておきます。

国土交通省「令和5年度マンション総合調査」では、直近の通常総会の出席割合（委任状・議決権行使書を含む）の平均は88.5％でしたが、本人出席に限ると24.6％でした。委任状の提出割合の平均は28.9％、議決権行使書は35.6％です。多くの組合員は、書面を通じて総会に参加していることが分かります。

8週間前から逆算する準備

標準管理規約は、総会の招集通知を会日の2週間前までに発することとしています（43条1項。マンション再生等の決議は2か月前）。通知には、会議の日時、場所（WEB会議システム等を使う場合はその開催方法）、目的、議案の要領を示します。瑕疵の除去やバリアフリー化を理由に3分の2で決議しようとする場合は、その旨と理由も通知しなければなりません（43条4項）。

1. 8週前：議題と会場議題の候補を出し、会場とWEB併用の有無を決める。会場の定員と、受付に必要な人数も確認。
2. 6週前：議案書の素案決算の監査と並行して、各議案の説明文と参考資料をそろえる。
3. 4週前：理事会で確定議案ごとの決議の種類（普通・特別・3分の2）と必要な賛成数を確認し、議案書を確定する。
4. 2週間前まで：通知の発送届出のあった宛先に送付し、居住している組合員などには掲示で代えられる定めもある（43条2項・3項）。
5. 1週間前：提出状況の確認議決権行使書・委任状の回収状況を見て、定足数に届きそうかを確認し、必要なら再度案内する。

標準管理規約では、緊急を要する場合に理事会の承認を得て通知期間を短縮できますが、2026年4月以降は1週間を下回ることはできません（43条8項）。「総会の直前に議案を差し替える」ことは、原則としてできないと考えておきましょう。総会では、あらかじめ通知した事項についてのみ決議できます（47条12項）。

議決権行使書と委任状、運営側が決めておくこと

議決権行使書は、組合員が議案ごとに自分で賛否を示す書面です。委任状は、代理人に議決権の行使を任せる書面です。組合員の意思が直接表れるのは議決権行使書のほうなので、案内では議決権行使書での提出を基本とし、委任状は「当日の議論を踏まえて判断を任せたい人向け」と説明する管理組合もあります。

組合員向けの説明は総会・議決権の基本を知るにまとめています。運営側では、案内文と集計のルールが食い違わないよう、同じ担当者が両方を確認すると安全です。

当日の進行：議長・受付・集計の役割分担

標準管理規約では、総会の議長は理事長が務めます（42条5項）。議長が進行に集中できるよう、受付、集計、記録の担当を別の理事や管理会社の担当者に割り振っておきます。

1. 開会と定足数の報告本人出席、議決権行使書、委任状の数を報告し、総会が成立していることを確認する。
2. 議長選出・議事録署名人の指名標準管理規約では、議事録には議長と議長の指名する出席組合員2名が署名する（49条）。
3. 議案ごとに説明・質疑・採決説明は要点を3分程度に。質疑は挙手順に受け、回答できない点は「後日書面で回答」と明言する。
4. 採決結果の読み上げ賛成・反対・棄権の数と、可決・否決を議案ごとに宣言する。

WEB会議システムを併用する場合について、標準管理規約のコメントは、WEB会議システム等を用いない場合と同様に、組合員からの質疑への応答などに適切に対応する必要があるとしています。音声が途切れた場合の扱いや、WEB参加者の採決の方法（チャットで賛否を送るのか、画面上で挙手するのか）は、案内の段階で示しておきます。

質疑で使える言い回し

• 「ご質問は、議案の内容に関するものから先に伺います」
• 「その点は本日お答えできる資料がありません。○月○日までに書面でお知らせします」
• 「修正のご提案は、通知した議案の範囲を超えるかどうかを確認したうえで扱います」

終わった後の1か月で、決議を「動く形」にする

総会が終わったら、議事録の作成と署名、決議結果の周知、可決された事項の実行準備を進めます。標準管理規約では、議事録は議長が作成し、議事の経過の要領とその結果を記載して、理事長が保管し、保管場所を掲示することになっています（49条）。議案書と付随資料も理事長が保管し、請求があれば閲覧させます（49条の2）。

1. 1週間以内：結果の速報可決・否決の結果だけを先に掲示する。欠席した組合員が結果を知る最初の手段になる。
2. 2〜3週間：議事録の作成と署名議事録案を議長と署名人に回し、確認のうえ署名をもらう。
3. 1か月以内：実行と引き継ぎ可決された工事や契約の発注準備を始め、新役員の最初の理事会で担当と期限を決める。

否決された議案や、質疑で「持ち帰り」になった点も、次の理事会の議題として必ず引き継ぎます。否決の理由が費用なのか説明不足なのかを整理しておけば、翌年に同じ議案を出すときの材料になります。

議事録の書き方は議案・議事録の基本、住民の意見が割れた議案への向き合い方は住民の意見を、どうまとめる？で扱っています。改正法や規約の適用に不安がある場合は、マンション管理士や弁護士に早めに相談してください。

総会の準備で確認したいこと

とくに「決議の種類」と「賛成数」は、議案書を確定する理事会の議事録に書いておくと、当日の議長も迷わずに済みます。

確認メモを開く・印刷する

よくある質問

すべての質問を見る