議案・議事録の基本

議案書は「読んだ人が賛否を決められるか」で書く

総会の議案書を受け取った組合員の多くは、会場に来ないまま、書面だけを読んで賛否を決めます。国土交通省「令和5年度マンション総合調査」でも、直近の通常総会に本人が出席した割合の平均は24.6％にとどまり、議決権行使書の提出割合の平均は35.6％、委任状は28.9％でした。議案書は、当日の説明を聞けない人のための「唯一の説明資料」だと考えて書く必要があります。

2026年4月1日に施行された改正区分所有法では、すべての議案について、招集通知に会議の目的と「議案の要領」を示すことが求められるようになりました（法務省民事局資料、令和8年4月）。標準管理規約のコメントは、「会議の目的」が議題の名称に当たるのに対し、「議案の要領」は組合員が議案への賛否を検討できる程度に決議する内容の案を要約したもの、と説明しています。これまで普通決議の議案では記載が必須ではなかったため、「第3号議案　共用部分の修繕の件」と題名だけを書いてきたマンションは、書き方を見直す必要があります。

「議案の要領」はどこまで書くか

具体的な書式が決まっているわけではありません。実務上の目安は、「その議案が可決されたら何が決まるのか」を、通知を読んだ組合員が誤解なく理解できることです。規約変更なら改正後の条文案（新旧対照表）、工事なら工事の範囲・金額の上限・財源、役員選任なら候補者の氏名、というように、決議の中身そのものを示します。迷ったときは「この書き方で、欠席した人が賛否を決められるか」を基準にしてください。

表の右側の数字は説明のための想定例です。ポイントは、見積書を開かなくても、何に、いくら、なぜ、どこまでを任せるのかが分かることです。

議案書の1ページ目に置く5つの項目

議案書の本文は、次の順番で書くと読み手が迷いません。詳しい見積書や図面は参考資料として後ろに付け、本文には要点だけを書きます。

1. 決めてほしいこと（1〜2行）「○○を実施すること、及びその費用として修繕積立金から○円を上限に支出することを承認いただきたい」のように、決議の文言そのものを書く。
2. 背景と、なぜ今か点検結果や不具合の履歴、長期修繕計画での位置づけ。先送りした場合の影響も。
3. 比べた選択肢見積もりを取った会社数、仕様の違い、「実施しない」場合の案。
4. 費用と財源税込の総額または上限額、支出する会計（管理費会計か修繕積立金会計か）、修繕積立金の残高への影響。
5. 未確認の点と今後の予定現時点で分からないこと、工事の時期、住民への影響、理事会に一任する範囲。

標準管理規約では、修繕積立金の取崩しや特別の管理の実施は総会の決議事項です（48条10号）。工事の実施と費用の支出を一つの議案で決めるのか、分けるのかも、議案書を作る段階で整理します。

参考資料は「本文で触れたもの」だけを付ける

見積書、図面、調査報告書をすべて添付すると、議案書が数十ページになり、かえって読まれなくなります。本文で根拠として触れた資料だけを付け、それ以外は「管理事務室で閲覧できます」と案内する方法もあります。複数社の見積もりを比べた場合は、全社の見積書を付けるより、金額と主な違いを1枚の比較表にまとめたほうが伝わります。比較表の作り方は見積もりを比較するポイントが参考になります。

総会議事録に必要なこと：記載・署名・保管・閲覧

総会の議事録は、区分所有法と管理規約で作成の方法が定められた正式な記録です。国土交通省の標準管理規約（令和7年改正）では、次のように定めています（49条）。

「議事の経過の要領」とは、発言をすべて書き起こすことではなく、誰がどの議案をどう説明し、どんな質疑があり、どう採決したかの要点です。とくに次の点は漏れやすいので、ひな形に欄を作っておきます。

• 開催日時・場所（WEB併用の場合はその方法）
• 組合員総数と議決権総数、出席数（本人・議決権行使書・委任状の内訳）
• 定足数を満たしていることの確認
• 議案ごとの賛成・反対・棄権の数と、可決・否決の結果
• 主な質問と回答、後日回答とした事項

総会議事録の流れ（ひな形の例）

1. 冒頭会議名、日時、場所、組合員総数・議決権総数、出席の内訳、定足数の確認、議長と署名人の指名。
2. 議案ごと議案名と決議の種類、説明者と説明の要点、質疑の要点、採決の結果（賛成・反対・棄権の数）。
3. 報告事項事業報告や監査報告など、採決をしない報告の要旨。
4. 閉会閉会時刻、後日回答とした事項の一覧、署名欄。

2026年4月以降は出席者を母数とする決議が原則になったため、「出席者が何人で、そのうち何人が賛成したか」を正確に残しておくことの重みが増しています。

理事会議事録は「次の理事会で使える」形に

理事会の議事録も、標準管理規約では総会議事録の規定を準用し、議長と理事会に出席した理事2名が署名する形です（53条4項）。理事会で使った資料の保管と閲覧にも、総会資料と同じ規定が準用されます（53条5項）。

理事会議事録は、正式な記録であると同時に、次の理事会の「宿題リスト」でもあります。議題ごとに次の形でまとめると、翌月の理事会の冒頭で確認がしやすくなります。

議題の区分（報告・協議・決議）を議事録にも書いておくと、「協議しただけで決めていない」ことが明確になります。協議の議題で意見がまとまりかけても、決議として扱わなかったなら、そのことが分かるように書くのが後の誤解を防ぐコツです。

録音・メモ・議事録の役割を分ける

議事録の作成を楽にするために、会議を録音する管理組合もあります。録音は議事録を作るための補助資料であり、議事録の代わりにはなりません。録音する場合は、次の点を事前に理事会で決めておきます。

• 録音することを出席者に事前に知らせ、了承を得る
• 誰が保管し、議事録の確定後どのくらいの期間で消去するか
• 録音データを組合員の閲覧対象とするかどうか

議事録案の確認も、手順を決めておくと滞りません。記録係（または管理会社）が案を作成し、1〜2週間以内に出席者へ回覧、修正を反映したうえで署名人が署名する――という流れが一例です。回覧に時間がかかりすぎると、記憶があいまいになり、修正のやり取りが長引きます。

記録係が押さえる3つのこと

記録係を任されると、発言をすべて書き取ろうとして手が追いつかなくなりがちです。押さえるべきは、議題ごとの「結論」「その理由」「担当と期限」の3つです。議論の途中経過は、論点が分かる程度の要約で十分です。結論がはっきりしないまま次の議題に移りそうなときは、「記録のために確認します。この件は決定でよろしいですか」と議長に確認して構いません。記録係のこの一言が、会議の質を上げることもあります。

正式な記録と、住民への周知を分ける

議事録には、滞納者の住戸番号や、住民間のトラブルの経緯など、個人に関わる情報が含まれることがあります。正式な議事録は閲覧請求に応じる必要がある一方で、掲示板に貼ったり全戸に配ったりする「お知らせ」には、そこまでの情報は必要ありません。

住民向けの「理事会だより」は、A4用紙1枚程度に、決まったこと、検討中のこと、住民にお願いしたいことを分けて書くと読まれやすくなります。たとえば「給水ポンプを交換します（7月中、断水はありません）」のように、生活への影響を先に書くのがコツです。

名簿の扱いは管理組合によって方針が分かれます。令和5年度マンション総合調査では、組合員名簿の閲覧を認めていない管理組合が38.2％、閲覧理由が妥当な場合は閲覧できるとする管理組合が37.1％でした。閲覧の請求があったら、受付日、請求者、対象の書類、閲覧日時を記録し、閲覧は管理事務室など決まった場所で行う、というのが運用の一例です。議事録や名簿の閲覧請求にどう応じるかを、細則などであらかじめ決めておくと、請求があったときに担当者が一人で判断せずに済みます。総会の準備全体は総会の進め方と準備、決定の記録の考え方はマンション理事会とは？役割・仕事と決めることもあわせてご覧ください。

議案書・議事録の確認リスト

議案書と議事録を同じファイルに並べて保管しておくと、「何を提案し、何が決まったか」を一度に確認できます。電子データで保管する場合も、ファイル名に開催日と会議名を入れておくと検索しやすくなります。

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